Atrodiet darbu, kas apēd laiku

Padomājiet par pēdējo klienta pieprasījumu vai pasūtījumu. Kur tas pienāca? Kas notika tālāk? Varbūt darbinieks pārkopēja informāciju no e-pasta uz Excel vai Google Sheets, pārbaudīja to citā sistēmā un pēc tam sagatavoja atbildi. Pierakstiet šos soļus un aptuveni novērtējiet, cik bieži tie atkārtojas. Ja viens un tas pats darbs notiek katru dienu, nedēļu pēc nedēļas, tur var pazust ievērojams komandas laiks.

Pārbaudiet, vai darba kārtība ir skaidra

Automatizācijai vislabāk padodas darbi, kuros atkārtojas tie paši soļi un ir skaidrs, kādam jābūt rezultātam. Piemēram, katrs pilns pieprasījums jāreģistrē un jānosūta atbildīgajam darbiniekam. Ja darbiniekiem katru reizi jāmin, ko darīt, vai noteikumi bieži mainās, vispirms vienojieties par vienkāršu un saprotamu darba kārtību.

  • Klienta dati no e-pasta vai formas vairākas reizes tiek ievadīti dažādās sistēmās.
  • Pēc noteiktas pārbaudes pieprasījums vienmēr tiek nodots vienam un tam pašam cilvēkam.
  • Klienti regulāri jāinformē par pasūtījuma vai pakalpojuma statusu.
  • Katru mēnesi jāsagatavo līdzīgs pārskats no tiem pašiem datu avotiem.

Atstājiet cilvēkam nestandarta gadījumus

Ne katru darba daļu vajag automatizēt. Ja pieteikumā trūkst svarīgas informācijas, klients lūdz ko neparastu vai jāizvērtē risks, lēmumu pieņem cilvēks. Sistēma var apkopot datus, pamanīt trūkstošo un nodot jautājumu īstajam darbiniekam. Vienojieties, kurš šādus gadījumus izskata un kā darbs turpinās, lai pieprasījums neiestrēgtu.

Sāciet ar vienu mazu uzlabojumu

Pieņemsim, ka uzņēmums saņem servisa pieteikumus e-pastā. Darbinieks pārraksta informāciju izklājlapā un vēlāk ievada to servisa programmā. Sāciet ar vienkāršu jautājumu: vai pieteikuma datus var ievadīt vienreiz un automātiski nodot tālāk? Vispirms izmēģiniet šo vienu soli. Pārbaudiet, vai darbiniekiem tiešām ir mazāk manuāla darba un vai klienti saņem ātrāku atbildi. Sarežģītākus savienojumus pievienojiet tikai tad, ja tie atrisina konkrētu problēmu.

Noslēgumā

Labs automatizācijas sākums ir darbs, kas bieži atkārtojas, seko skaidrai kārtībai un atbrīvo komandas laiku. Vispirms vienkāršojiet darbu, pēc tam automatizējiet atkārtotos soļus. Cilvēkam atstājiet izņēmumus un lēmumus, kuros svarīga pieredze.